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Informatisation des bibliothèques municipales

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Pourquoi informatiser ?

  • Pour améliorer toutes les opérations répétitives du bibliothécaire (inventaire, catalogage, prêt, retour, réservation…)
  • Pour gagner et libérer du temps afin de mieux accueillir le public
  • Pour mieux connaître le fonds de la bibliothèque et les lecteurs
  • Pour faciliter la gestion administrative de la bibliothèque (statistiques, rapport annuel...)
  • Pour mieux communiquer et proposer des services à distance (catalogue en ligne, réseau...)
  • Pour toucher des nouveaux publics et changer l'image de la bibliothèque

 

Qui est concerné ?

  • Toutes les bibliothèques peuvent s'équiper d'un système complet, mais l'informatisation implique un coût non négligeable en investissement comme en fonctionnement.
  • Ont intérêt à s'informatiser les bibliothèques dont le nombre d'inscrits, le nombre de documents, l'activité ou les objectifs le justifient.

 

Que doit-on faire avant l'informatisation ?

  • Les collections doivent être mises à jour car elles seront enregistrées dans le logiciel : il faut donc les désherber et/ou les renouveler
  • C'est le bon moment pour changer le classement et les cotes si ceux-ci sont erronés ou obsolotèes

 

Quel matériel faut-il avoir ?

  • Au moins deux ordinateurs fixes ou portables : 1 poste pour la gestion de la bibliothèque + 1 poste de consultation du catalogue pour le public
  • 1 imprimante
  • 1 douchette
  • 1 connexion Internet pour la connexion au service web du SIGB, au portail de la MDE et pour l'assistance technique
  • Au moins 500 codes-barres et cartes lecteurs

 

Existe-t-il des subventions pour ce projet ?

  • Oui, à hauteur de 40 % par le Conseil Général, avec l'aval de la MDE: logiciels, ordinateurs, imprimantes, douchettes, etc. Cette subvention ne comprend pas les dépenses de fonctionnement.
  • Il y a aussi une subvention de la part de l'Etat à hauteur de 40 %.
  • Les subventions peuvent être associées mais ne comprennent pas la formation ni les dépenses de fonctionnement (maintenance du logiciel, codes-barres, cartes lecteurs). Toutefois, si le logiciel est le même que celui utilisé par la MDE, la formation peut être dispensée gratuitement par son personnel. Par ailleurs, dans le cas d'une informatisation en réseau, d'autres services sont entièrement pris en charge par le Conseil général (achat du logiciel Orphée.net, maintenance, mises à jour, hébergement et sauvegarde des données).

 

Le cahier des charges

  • Il existe une quinzaine de logiciels pour petites et moyennes bibliothèques. La plupart sont payants. Certains sont partiellement gratuits. Le logiciel doit lire et reconnaître les codes-barres des documents de la bibliothèque et ceux de la MDE.
  • Le logiciel doit respecter les formats d'échange pour l'importation et l'exportation des notices des documents (UNIMARC, 995, ISO 27-09)
  • Le logiciel doit proposer un module de catalogage facile d'utilisation
  • La recherche documentaire doit être performante et combinatoire (recherche sur plusieurs éléments à la fois)
  • Un module de gestion des emprunteurs doit proposer différents paramétrages en fonction du type de lecteur (classe, individuel, famille…) et être sécurisé pour ne pas utiliser ces indications pour d'autres services (recommandations de la Cnil)
  • Le coût de la prestation doit inclure l'achat du logiciel, sa maintenance annuelle, la formation du personnel et la reprise du fonds ou sa migration si la bibliothèque était déjà informatisée.
  • Le logiciel doit être fiable et adapté aux besoins de la bibliothèque : d'où l'importance de bien définir ses objectifs avant d'établir le cahier des charges.
  • Si il y a une mise en réseau informatique (réseaux de bibliothèques, annexes...), il faudra être vigilant sur certaines possibilités offertes par le logiciel : présence d'un module d'exportation de notices (manuelle ou automatique) et / ou d'un serveur Z3950 (moins souple) qui permettra de se joindre à un catalogue collectif. Le serveur Z3950 permet d'interroger simultanément plusieurs catalogues en ligne et intégrera directement et gratuitement via la Bibliothèque nationale de France les notices des documents dans le logiciel.
  • N'hésitez pas à demander des démonstrations commerciales pour bien choisir votre logiciel et à visiter des bibliothèques déjà informatisées pour avoir l'avis de collègues sur le logiciel et sur la maintenance.